Was dich ausmacht: Du wechselst sicher zwischen operativen und fachlichen Aufgaben, bist dabei strukturiert, zuverlässig und ansprechbar für die Menschen um dich herum.
HR-Bereich:
- Du übernimmst vorbereitende und unterstützende Aufgaben im HR-Tagesgeschäft und arbeitest eng mit unserer Head of HR sowie dem HR-Team in Berlin zusammen – als Teil einer standortübergreifenden HR-Einheit.
- Du pflegst Personaldokumente und arbeitest aktiv mit Personio.
- Du übernimmst das Bewerbungs- und Terminmanagement.
- Du begleitest On- und Offboardings organisatorisch und sorgst dafür, dass neue Kolleg*innen gut ankommen.
- Arbeitszeugnisse bereitest du auf Basis vorhandener Bausteine vor, mit einem geschulten Blick für Inhalt und Formulierung.
- Du wendest arbeitsrechtliche Grundlagen im Alltag an, etwa bei Fragen zu Kündigungsfristen, Urlaubsansprüchen und Anstellungsbedingungen.
- Du begleitest Fortbildungsformate von A bis Z: von der Terminplanung und Korrespondenz mit Trainer*innen über das Einladungsmanagement bis hin zur organisatorischen Betreuung vor Ort.
Teamassistenz am Standort:
- Du bist die erste Anlaufstelle am Standort Düsseldorf für Kolleg*innen, Dienstleister und Besucher*innen. Du bist präsent, ansprechbar und sorgst dafür, dass der Alltag vor Ort reibungslos läuft.
- Du arbeitest vorausschauend: Fristen, Prioritäten und organisatorische Details hast du im Blick und reagierst flexibel auf kurzfristige Anforderungen.
- Du koordinierst externe Dienstleister, verantwortest Büro- und Raumausstattung und kümmerst dich um Post und allgemeine Standortorganisation.
- Du stellst sicher, dass Technik und Ausstattung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenbesuchen vor Ort funktionieren.
- Du entlastest das Berater*innen-Team bei organisatorischen Alltagsaufgaben und übernimmst Aufgaben von Preisvergleichen über Reisebuchungen bis hin zu kurzfristigen Umbuchungen.
- Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung am Standort: Du prüfst und erfasst Eingangsrechnungen, koordinierst die Freigabeprozesse und kümmerst dich um die Erfassung und Abrechnung von Reisekosten.
- Du bist am Standort Düsseldorf für den Arbeitsschutz zuständig und sorgst dafür, dass Sicherheitsstandards und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
- Du unterstützt bei alltäglichen technischen Fragen sowie Verwaltung der technischen Geräte (z. B. Drucker, kleinere Geräteprobleme, Ersatzgeräte) und nutzt Office-Tools als Teil der Standortorganisation.